Parte II - A eficiência da melhoria contínua...
Na "Parte I" deste artigo, abordei a importância de implementação dos processos de melhoria contínua nas organizações e a "Filosofia Lean". Com a "Parte II", pretendo aprofundar um pouco mais o conceito da melhoria continua, com predominância para a metodologia de "Kaizen".
A nova era global, estabelece uma nova condição para as empresas atuarem no mercado. A questão do preço, já não é suficiente para manter a competitividade. É necessário indagar o Supply Chain Management (SCM), a logística, a melhoria da qualidade e dos processos internos, em prol de uma maior eficiência e eficácia. A juntar a estes fatores, torna-se importante perceber o valor do conhecimento considerado como ativo valioso para o processo produtivo uma vez que, através dele, a empresa conseguirá ser mais competitiva.
A melhoria contínua, é um procedimento cíclico de análise e implementação de ações para melhorar os resultados de uma determinada organização. E isso é valido para as grandes organizações como também para as pequenas empresas. Mais do que a necessidade de iniciativas para melhorar o dia a dia, o processo de melhoria continua, deve fazer parte da cultura da empresa, sendo incorporado por todos os envolvidos no processo.
Afinal, o que é a "Melhoria Contínua"?
A procura pela melhoria contínua nas empresas, é hoje algo inevitável, como forma de evoluir os processos de trabalho, tendo como retorno a economia de tempo e custos, ou seja, a obtenção de eficácia e eficiência nos processos.
A melhoria contínua é baseada no sistema japonês, o "Kaizen", o qual traduzido para o português quer dizer "KAI - mudança" e "ZEN - bom", ou seja, a mudança para melhor. Segundo Massaki Imai, idealizador do Kaizen, o mesmo significa melhoria contínua em toda a organização.
Cada vez mais, vê-se líderes a utilizar esta metodologia com o objetivo de melhorar os processos no seu dia-a-dia. Grandes empresas utilizam esta metodologia, para incentivar a participação de todos os colaboradores no crescimento da empresa e também no crescimento pessoal.
O registo da Melhoria Contínua
Todos os processos de melhoria contínua que resultem em facilitar ao colaborador, a redução de tempo gasto na realização dos trabalhos, a redução de custos para a empresa ou o aumento da qualidade dos trabalhos, é uma melhoria que deve ser registada e divulgada a todos os colaboradores envolvidos no trabalho. Assim, estes terão conhecimento das alterações e para a empresa, é uma forma de motivar outros colaboradores a participar no processo de melhoria contínua.
Segundo a Gartner Consulting que incute e divulga à alguns anos, as medições ROI (Return On Investment) e de TCO (Total Cost of Ownership), somente as empresas que têm métricas para quantificar o seu ambiente de TI (Technical Information), podem identificar os resultados depois da aplicação dos processos de melhoria.
O Kaizen
Se o Kaizen não é praticado, a empresa torna-se vulnerável, torna-se um alvo estático. É impossível construir um sistema "Lean" sem a "Melhoria Contínua". A consolidação de uma empresa, está associada ao crescimento profissional e pessoal dos seus colaboradores. Numa empresa, o Kaizen, tem de ser praticado por todos.
O Kaizen foi adaptado às necessidades da produção e posteriormente ao ambiente administrativo, contudo, inicialmente não foi pensado em ser aplicado na Logística. O Kaizen aplicado à Logística é um conceito inovador que, compreende métodos basicamente já conhecidos, mas não aplicados especificamente nesse ambiente.
Atualmente, o maior fator de restrição para aplicação do Kaizen no ambiente da Logística é a falta de conhecimento dos métodos de gestão das empresas nessa área. Se uma empresa quer implantar um processo de "Melhoria Contínua" na Logística, em primeiro lugar tem de conhecer os seus principais problemas logísticos, tecnológicos e estratégicos. A seguir, tem de conhecer as melhores práticas do mercado, para concentrar-se nas tarefas mais importantes e com maior impacto nos custos. Combinar o conhecimento da metodologia Kaizen e o da Logística, será a base para a implementação deste Processo de Melhoria Contínua
Ser competitivo é ser melhor. É comum encontrar empresas que disputam o mesmo mercado e em que o diferencial competitivo apenas se restringe à compra de tecnologia, que pode ser facilmente adquirida pelos seus concorrentes. Assim, a tecnologia deixa de ser um diferencial competitivo, passa a ser apenas um diferencial qualificador.
O modelo de gestão é a cultura organizacional e a cultura não pode ser transplantada. Além disso, a cópia não garante uma melhor posição em relação à concorrência. Por isso, cada empresa pode utilizar o Kaizen para construir seu próprio modelo de gestão. Melhorar constantemente permite que se esteja sempre dois passos à frente dos seus concorrentes.
O ciclo PDCA (P-plan; D-do; C-check; A–action) de Melhoria Contínua é central para o Kaizen. Podemos fazer a analogia do PDCA (P-planear; D-fazer; C-verificar; A-agir) com uma viagem, o P (plano) seria o mapa com horários e tempos do trajeto; o D é a viagem em si; o C é o ato de verificar o progresso da viagem; o A é a correção da velocidade e, se necessário, do próprio trajeto. O PDCA é cíclico porque o plano tem de ser revisto de maneira contínua, porque existem sempre novos destinos (objetivos de melhoria) a serem conquistados.
O Processo de Melhoria Contínua pode ser dividido em três fases:
Fase 1: Elaborar o desenho da solução e o plano de implementação;
Fase 2: Implementar, validar e apresentar os projetos piloto;
Fase 3: Aplicar nas outras unidades ou áreas.
Para finalizar, a ferramenta de "Melhoria Contínua" poderá ser entendida, aceite e aplicada por qualquer organização, seja grande ou pequena. Treinar e motivar os colaboradores e parceiros na luta contra as perdas, pode significar a permanência da própria organização, tornando-a competitiva. Assim, a necessidade do envolvimento de todos é fundamental.
Portanto, o fator primordial para a implantação da melhoria contínua é tê-la no ADN da organização. Aumentar a performance dos colaboradores e diminuir os erros, não implica somente na obtenção de lucro para a organização, mas também no aumento da motivação das equipas, que passam a ver de forma tangível o resultado do seu trabalho.
Com um passo de cada vez e com uma política bem definida, é possível criar uma cultura de Melhoria Contínua em qualquer empresa, de qualquer área de atividade.
